絵の納品が遅れており、返金要求を考えています。相談したいことと、条件提示について
個人間のやり取りのためどのように進めていいのか分からず困っています。
私共は昨年6月頃に複数人のグループ活動を同年9月頭には始める予定で絵師様を探しており、
メンバーそれぞれの絵と集合した一枚絵を描いてくださる方を募集をかけました。
公募内容として納期は１～２か月ほどを条件にし、件のお相手の方から自薦という形でご縁がありお願いいたしました。
明確な日程は双方提示せず、相手方から8月上旬には納品できるとのご連絡をいただきました。
その後数回のやり取りののち、「入金確認後の完成稿着手」との条件により
7月末時点で提示金額をお支払いしております。
その後連絡が途絶え、納期を過ぎたため
8月中旬に進捗確認連絡→作業が進まず8月中には納品予定とのお返事
8月末日に再連絡→体調不良により作業が進まず9月３～４日頃納品予定
9月9日再々連絡→思うように作業が進まず納期未定。メンバーそれぞれの絵のみ先に納品予定
9月下旬再々々連絡→再度体調不良により作業停滞
10月中旬再々々々連絡→同週中にメンバーそれぞれの絵のみ納品予定
最終連絡の３日後にそれぞれの絵のみ納品。引き続き一枚絵の作成依頼
11月下旬に集合一枚絵の進捗確認→１週間後ラフの確認依頼連絡
12月頭(最終連絡の3日後)に修正依頼→修正了承。修正次第再度確認の連絡約束後音信不通
１月頭進捗確認連絡→納品日未定
目安でいいので目途を教えてほしい→未だ連絡なし
という状況です。
体調不良などのお話もあったためこちらから納期設定は一切せず進捗確認の連絡のみとさせていただいていました。
しかし私共からの連絡がなければ相手方から遅れてしまうなどの連絡もなく、
活動開始予定であった9月から大幅に遅れて10月下旬のスタートとなりました。
また、納品待ちでこちらから連絡をさせていただいている間もSNS上で新規のお仕事を募集していたり、
某配信サイトでの配信をされていたことを確認しています。
相手方がSNS上で1月15日には現在依頼いただいているもの全て納品予定と発信していました。
その為15日まではこちらも様子を見てみようとなっていますが、
そもそもの8月上旬には納品できると仰っていた納期から半年近く経っており
対応も不誠実な点が多々見受けられるためお断りも視野に入れております。
お断りの際は返金要求を併せてしたいのですが、メンバーそれぞれの絵を戴いておりすでに使用している状態です。
返金要求時は「すでに使用しているいただいた絵を別のものに差し替える+今後使用しない」を条件にする予定ですが、
他に何か条件として提示したほうが良いのでしょうか？
またこの場合の返金要求やキャンセル要求は正当なものなのでしょうか？
返金要求の文書などは弁護士の方などに作成を依頼したほうが良いものなのか、
どこまで専門家の方に相談や依頼をしてもよいものなのかもわからず途方に暮れています。
今後の動きや相手方への働きかけ、気を付けるべき点などがあればご教示いただきたく存じます。
よろしくお願いいたします。
「公募内容として納期は１～２か月ほどを条件」
この点がきちんと残っていれば、返金要求はできると考えられます。
ただ、既に一部納品された絵を使用している点が悩ましい点ではあります。
これまでのご活動の中で、差し替えが可能なのか、動画のサムネイル程度であれば差し替えはできるでしょうが、動画内でも使用していた場合は編集等の必要が生じるかと思いますし、ご自身が直接管理していない動画等に使用されている場合（コラボ、切り抜き等）の対応が可能なのかという点をご検討ください。
場合によっては、今後の使用をしないことだけを提案することもあろうかと思います。その場合、絵師側との関係悪化から一旦返金を受けられても、後で著作権侵害等で申立てをされたりする可能性もありますので、きちんと書面で取り決めをしておく必要があるかと思います。
ご回答ありがとうございます。
やり取りは全てSNS上だったため書面はございませんが履歴は画像として残してあります。
サムネイルの差し替え、動画等の編集は必要ですが要求が通った場合は自分たちで出した物は全て動画含め編集等行う予定です。
コラボ･切り抜き等のものについては編集不可能なものがないか適宜確認してまいりますありがとうございます！
もし編集不可能なものがあり、今まで利用したものはそのままで良いとなった場合は、その旨を書面として残して置くことで後々のトラブルを避けやすくなるという理解でよろしいでしょうか？
また、相手方の住所などは不明のため書面を交付することが難しい場合、PDFなどの画像等でも効力はありますか？
重ね重ね申し訳ありませんがご回答お待ちしております。
相手方の事情がどうなのかが判然としませんが、
自転車操業状態で納期が遅れているように思われますので、
後々、金銭要求をされるなど蒸し返しをされる可能性があります。
例えば、「絵を納品し、実際に使用までしていたのに代金を支払わなかった」であるとか、「契約解除を一方的に言われ、自分は応じたが、相手は結局納品した絵はそのまま使っている」といったようにです。
勿論、やりとりを説明されれば理由のない請求であることを第三者も理解するでしょうが、①心理的な面で蒸し返しを考えないように抑止する意味と、②即時に第三者にも理解できるような証拠を準備する意味で、権利関係についてきちんとした取り決めをすべきです。
PDFについては、無いよりはあったほうがいいですが、A：相手方の意思に基づいて作成された書面といえるのか、B：ソフトを使えば編集ができてしまうことから、改ざん云々を言われる可能性はあるかと思います。
あることないこと言われてしまう可能性もある、ということですね。
確かに改ざん云々はお互いに出来る余地を残してはいけないと思いました。
書面交付について例えば対面での書類作成が難しい場合、
通話しながら(その際は録音･録画も行い双方でデータを手元に残して置く)、
内容について意思確認をしながらの作成であれば効果的でしょうか？
その際に権利関係についても取り決めし記載した後郵送を行うなどであれば良いのでしょうか？
また作成時、今後双方の風評被害や誹謗中傷を行わないことを明記することでトラブルを避けやすくなるでしょうか？
「書面交付について例えば対面での書類作成が難しい場合、
通話しながら(その際は録音･録画も行い双方でデータを手元に残して置く)、
内容について意思確認をしながらの作成であれば効果的でしょうか？」
書面の内容について疑義がでないように、口頭でも確認をし、それを記録化しておくという趣旨でしたら効果的だと言えます。相手にも全文読み上げをさせるのがよいかと思います。
郵送についてはそのようにすすめる形ですね。
風評被害・誹謗中傷等に関しては守秘条項を入れて置き、違約条項をつけておくのがよろしいかと思います。