マンション管理組合における個人情報の取り扱いについて
非法人の任意団体である、タワーマンションのマンション管理組合の理事長を努めております。
・総会の議決権行使書面回収促進の為に、セキュリティエリア内の共用部にデスクを配置し、
そこへ議案書と議決権行使書と回収用ボックスを用紙しました。
・議案書には来期のマンション管理組合の役員候補者氏名と、部屋番号が記載されています。
Q1.役員候補者氏名と、部屋番号が記載されている議案書を共用部へ入館出来る者が誰でも縦覧出来る様にすることは
個人情報保護法等に抵触の恐れがありますか？
Q2.Q1の回答内容はマンション管理組合のプライバシーポリシーの内容如何によって変動しますか？
＞Q1.役員候補者氏名と、部屋番号が記載されている議案書を共用部へ入館出来る者が誰でも縦覧出来る様にすることは個人情報保護法等に抵触の恐れがありますか？
詳細な事実関係を確認しなければ、正確に回答差し上げることが難しい事案のように思われますが、一般論を申し上げるなら、個人情報保護法に抵触する可能性は否定できないかと思われます。
まず、基本的に『議案書』は各区分所有者や総会関係者の目に触れることを想定して作成されるものであり、それ以外の第三者の目に触れることはあまり想定されておりません。
そのため、各区分所有者や総会関係者以外の第三者に対し、役員候補者の個人情報を提供することについて、役員候補者本人の同意があったと評価することは難しいように思われます。
（もちろん例外はあるので一概には申し上げられません。）
この点、「セキュリティエリア」の、アクセス権限がどのように設定されているのかにもよりますが、例えば、来訪者や転借人といった区分所有者や総会関係者以外の第三者が立ち入る可能性がある場合には、本人が予め同意していない第三者が当該個人情報を目にするおそれがあるため、個人情報保護法に抵触するおそれがあるかと存じます。
＞Q2.Q1の回答内容はマンション管理組合のプライバシーポリシーの内容如何によって変動しますか？
→管理規約やプライバシーポリシーなどで、個人情報の利用目的や方法などを詳細に定めておくことで、上記リスクを回避することは可能であると思われます。